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Comprendre Qualiopi

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Que dit la loi ?

La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 a prévu une obligation de certification, par un organisme accrédité, des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences sur la base d’un référentiel national unique, s’ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Qui est concerné ?

Les prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) et de formations par apprentissage doivent être certifiés qualité au 1er janvier 2022 lorsqu’ils sont financés par un opérateur de compétences, par l’État, par les régions,  par Pôle emploi, par une commission paritaire interprofessionnelle, par l’Agefiph et bien sûr par la Caisse des dépôts de consignations qui gère les financements CPF.

Comment choisir son organisme certificateur ?

Vous êtes libre de choisir votre organisme certificateur parmi ceux accrédités par le Cofrac (liste du ministère du travail) ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences (Instances de labellisation reconnues).

Consultez les sites internet des certificateurs, et faites votre choix en fonction de différents critères :

  • Leurs tarifs (demandez plusieurs devis sur l’intégralité du cycle de certification : audit initial et audit de surveillance). A titre indicatif, le tarif d’une journée d’audit se situe entre 900 € et 1 500 €.
  • Leur disponibilité pour réaliser l’audit
  • Leurs références clients
  • Leur expertise dans le domaine de la formation professionnelle

Chez MMC Formations, nous avons choisi de nous faire certifier par ISQ (certification Qualiopi obtenue en mars 2020) car nous étions déjà détenteur de la certification Qualité ISQ-OPQF depuis juillet 2016.

Datadock et Qualiopi, en quoi la logique diffère ?

Datodock repose sur une logique documentaire qui consiste à décrire ses procédures et à apporter des éléments de preuves, c’est une logique déclarative. Qualiopi repose sur la mise en place d’un système de management qualité qui fait l’objet d’un audit, cela consiste à démontrer à l’organisme certificateur que vos pratiques correspondent effectivement à vos procédures, au regard des attendus du référentiel.

Si votre structure est récente, et n’a donc pas d’antériorité, la démarche de certification Qualiopi reste accessible. En effet, certains indicateurs vont présenter des adaptations pour les organismes récemment déclarés.

Par exemple, pour l’indicateur N°2 intitulé : « Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis », la recommandation suivante figure dans le guide de lecture : « Nouveaux entrants : des indicateurs sont pré-identifiés au moment de l’audit initial et sont audités au moment de l’audit de surveillance ».

Quel est le cycle de la certification Qualiopi ?

La validité de la certification est de 3 ans (4 ans pour celles obtenues avant le 1er janvier 2021).

Quels indicateurs du référentiel Qualité (RNQ) vous concernent ?

Le référentiel national qualité se base sur 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. Les 32 indicateurs sont répartis selon la nature des actions dispensées :

  • 22 indicateurs communs aux 4 types d’actions
  • 10 indicateurs spécifiques selon la nature des actions

Selon vos activités, vous n’êtes pas concernés par tous les indicateurs, il existe 4 types d’actions :

  • Bilan de compétences (22 indicateurs)
  • Actions de VAE (24 indicateurs)
  • Actions de formation professionnelle (28 indicateurs)
  • Actions de formation par apprentissage (32 indicateurs)

Découvrez le détail des indicateurs qui vous concernent dans le tableau en bas de la page.

Le ministère du travail apporte des précisions sur les modalités d’audit dans un guide de lecture. Ce guide détaille le niveau d’organisation attendu de l’organisme de formation pour valider chaque indicateur d’appréciation et donne des exemples d’éléments de preuve.

Téléchargez le guide de lecture

Comment se préparer à la certification Qualiopi ?

Selon le niveau de développement de démarche Qualité de votre structure vos modalités de préparation seront différentes, cela peut être :

  • Préparation en interne en autonomie, si vous maîtrisez les 32 indicateurs et êtes à l’aise avec les procédures qualité, si vous possédez une certification/Label référencé par le CNEFOP (satisfaisant au décret du 30 juin 2015)
  • En vous informant, en consultant les sites des organismes certificateurs qui proposent une base d’informations et de ressources. En échangeant avec d’autres organismes de formations, partageant sur vos pratiques et votre système qualité…
  • Choisir une formation ou un accompagnement par un prestataire. Vous pourrez bénéficier d’un regard neuf et extérieur d’un expert qui pourra identifier avec vous les points à travailler et co-construire un plan d’action. Certains prestataires peuvent également vous proposer un audit à blanc ou pré-audit qui permet de tester l’ensemble de votre dispositif avant l’audit réel. 

Attention !

La plupart des organismes certificateurs vont vous proposer un pré-audit ou audit à blanc, sachez que l’organisme ne peut pas être à la fois, conseiller de votre process qualité, et certificateur vous délivrant la certification Qualiopi : l’impartialité est de rigueur !

En moyenne, le temps de préparation à la certification d’une structure est entre 3 et 6 mois. Cela vous permettra de vérifier l’ensemble de votre process Qualité (en lien avec le référentiel) et d’organiser la documentation nécessaire pour le jour de l’audit. Nous vous conseillons de regrouper l’ensemble de vos éléments de réponse, par indicateur à jour, dans un classeur qui vous sera très utile pour étayer vos explications face à l’auditeur.

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Comment se déroule l’audit Qualiopi ?

La durée de l’audit va dépendre de votre chiffre d’affaires, du nombre de sites à auditer et du nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences (actions de formation, bilan de compétence, VAE, apprentissage).

Si vous disposez déjà d’une certification ou d’un label reconnu par le CNEFOP au moment de votre demande de certification :

  • La durée de base de l’audit sera limitée à 0,5 j (et ½ j par catégorie d’actions, et ½ j par site à auditer).
  • Le nombre d’indicateur commun est limité à 9 (les 1 ; 2 ; 11 ; 12 ; 22 ; 24 ; 25 ; 26 ; 32) plus les indicateurs spécifiques s’appliquant à vos prestations.

Tableau pour déterminer la durée des audits :

Avant l’audit, vous devrez fournir à l’organisme certificateur que vous avez choisi, un certain nombre d’informations concernant votre structure :

  • Votre raison sociale
  • Les coordonnées d’un contact identifié
  • Numéro de déclaration d’activité
  • Catégories d’actions concernées par la certification
  • Liste des sites liés au numéro de déclaration
  • Preuves de certifications déjà obtenue, leur validité et périmètre
  • Dernier bilan pédagogique
  • Organigramme (si plus de 3 salariés en CDI)

Sur la base de ces informations, le certificateur va vous établir une convention d’audit qui vous engagera réciproquement une fois signée. Le certificateur vous fournira un plan d’audit qui précisera les informations suivantes :

  • Date de l’audit
  • Sites à auditer
  • Interlocuteurs
  • Indicateurs concernés par votre activité
  • Déroulement de l’audit…

Lors de l’audit, vous accueillerez l’auditeur dans vos locaux. Si vous n’avez pas de locaux adaptés, car votre activité ne le nécessite pas, vous pouvez convenir avec l’auditeur d’un autre lieu de rencontre. L’audit comprendra plusieurs étapes :

  • La réunion d’ouverture : présentation des personnes présentes et des personnes qui pourront être sollicitées, présentation du programme et des modalités d’audit. Rappel du cadre de l’audit en balayant les indicateurs retenus. Présentation de l’organisme de formation (activités, domaines de formation, personnel, clients, profil des stagiaires, partenaires, habilitations, certifications).
  • Les entretiens : choix des formations supports pour les éléments de preuve prenant en compte tous les publics, toutes les modalités pédagogiques et les modalités d’évaluation. Présentation des preuves de conformité critère par critère. Pour chaque critère vous devez pouvoir fournir à l’auditeur un élément de preuve.
  • La réunion de clôture : l’auditeur fera la synthèse des observations points forts, éventuelles non-conformités devant faire l’objet d’actions correctives).

Qu’est-ce qu’une non-conformité ?

Une non-conformité et un écart par rapport à un ou plusieurs des 32 indicateurs du référentiel. Il existe deux types de non-conformités :

  • Non-conformité mineure: prise en compte partielle de l’indicateur sans remise en cause de la qualité
  • Non-conformité majeure: non prise en compte de l’indicateur ou prise en compte partielle avec remise en cause de la qualité de la prestation.

Dans le guide de lecture, il est précisé que pour 17 indicateurs, les non-conformités associées seront automatiquement considérées comme majeures (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32).

Après l’audit, que se passe-t-il ?

Suite à l’audit, l’auditeur rédige un rapport d’audit final, qui préconise l’accord ou le refus de la certification. Un comité de décision s’appuie sur le rapport d’audit pour délivrer ou non la certification, valable pour une durée de 3 ans.

Lorsque vous avez obtenu la certification Qualiopi vous pourrez utiliser le logo Qualiopi en respectant la charte d’usage. La marque Qualiopi doit notamment toujours être accompagnée de la mention adaptée correspondant à la catégorie d’action dont le processus a été certifié, et ce, selon la forme définie par la charte graphique :

  • Actions de formation
  • Bilans de compétences
  • Actions permettant de valider les acquis de l’expérience
  • Actions de formation par apprentissage

En conclusion, la certification Qualiopi est accessible pour tous les organismes grand ou petit, ancien ou récent à partir du moment où vous l’abordez avec sérieux et rigueur et surtout avec les bons outils.

Même si au départ la démarche peut vous paraître lourde et contraignante, au final c’est une formidable opportunité pour faire le point sur vos process ou pour les mettre en place. Ainsi, vous pourrez :

  • Pérenniser votre activité
  • Améliorer vos pratiques pour renforcer la satisfaction de vos clients
  • Afficher une marque officielle de qualité

Alors vous aussi engagez-vous dans la Qualité !

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Tableau des indicateurs d'appréciation par catégorie d'action

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