Au fil des années, les organismes de formations ont vu leurs tâches administratives se multiplier et pour y faire face, ils doivent s’appuyer sur un personnel administratif efficace.
Au sein d'un organisme de formation, les tâches de l'assistant(e) de formation se concentrent davantage sur la coordination et la gestion logistique des formations. Son rôle est d'accompagner les différents acteurs de la formation. Un(e) assistant(e) occupe également une place essentielle dans la gestion d’une entreprise.
L’organisme peut choisir de recruter une ou plusieurs personnes en fonction de leurs compétences ou de faire appel à un micro-entrepreneur. La majorité des assistant(es) freelance opte pour le statut de micro-entrepreneur pour exercer en indépendant.
Quelles sont les missions que l’on peut confier à une assistance de formation ?
Gestion administrative
- Inscriptions et suivi des stagiaires : L’assistant(e) est responsable de la gestion des inscriptions aux formations, du suivi des dossiers des stagiaires et de la mise à jour des bases de données.
- Préparation des documents : Il(elle) prépare les conventions de formation et s’assure de la réception de l’exemplaire signé. Envoie, à la fin de la formation, les attestations de fin de formation aux différents stagiaires et la facture au financeur (Entreprise, OPCO, France Travail…) accompagnée des attestations de présence ou certificats de réalisation.
- Gestion des plannings : Coordination des plannings des formateurs et des sessions de formation, en assurant que tout est synchronisé pour éviter les conflits de calendrier.
- Relance à faire régulièrement auprès des personnes intéressées par les différentes formations.
- Maintenir les exigences légales pour les documents administratifs.
Organisation logistique
- Réservation des salles et équipements : S'assurer que les salles de formation sont réservées et équipées de tout le matériel nécessaire (ordinateurs, projecteurs, tableaux blancs, etc.).
- Gestion des supports de formation : Vérification régulière du stock des supports de formation ; Préparation et distribution des supports pédagogiques, que ce soit en format papier ou numérique.
- Coordination des déplacements : Organisation des déplacements des formateurs et des stagiaires si la formation nécessite des déplacements.
Support pédagogique
- Préparation des supports : Aider à la conception et à la mise à jour des supports de cours et des présentations.
- Assistance aux formateurs : Offrir un soutien logistique et administratif aux formateurs avant, pendant et après les sessions de formation.
Évaluations
- Collecte des évaluations : Recueillir les évaluations de satisfaction des stagiaires pour améliorer la qualité des formations.
Communication et relation client
- Accueil et information : Accueillir les stagiaires, répondre à leurs questions et les orienter dans leurs démarches administratives.
- Gestion de la communication : Rédiger et envoyer les communications internes et externes, comme les newsletters, les annonces de nouvelles formations, et les rappels.
- Promotion des formations : Participer à la promotion des programmes de formation via les réseaux sociaux, les sites web et les mailings.
Quelles sont les compétences requises ?
- Méthodologie et rigueur
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Sens de la diplomatie
- Polyvalence
- Avoir le sens de l’écoute et de la communication
- Avoir une bonne relation avec les clients
- Discrétion et confidentialité
- Avoir de bonnes compétences bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou autre logiciel de communication)
- Connaître les outils spécifiques aux prestataires de formation et maîtriser les principaux outils de gestion de l’activité (Outils de gestion Digiforma ou Gaxaly, la plateforme EDOF, les différentes plateformes Carif)
- Connaissance des fondamentaux de la formation professionnelle (comprendre le champ de la formation professionnelle et connaitre les points de réglementation spécifiques à la formation)
Quelles études ou formations pour être assistant(e) ?
La filière professionnelle est particulièrement indiquée pour devenir assistant(e). Après avoir obtenu un CAP ou un BEP en gestion d’entreprise ou comptabilité, un Bac pro Gestion administrative est préconisé.
Selon la formation d’assistant(e) envisagée, le cursus peut s’effectuer en continu ou en alternance. Cette dernière solution peut constituer un avantage supplémentaire pour bénéficier d’une première expérience. Il existe aussi des formations à distance en vue d’obtenir une certification professionnelle.
Quels sont les avantages du métier ?
- Diversité des tâches
- Diversité des profils de contact
- Contact humain
- Possibilité de travailler soit en autonomie soit en équipe
- Opportunité de suivre des formations pour développer de nouvelles compétences
Quels sont les défis à surmonter pour réussir dans un poste d’assistant(e) formation ?
- Gestion de la charge de travail
- Gestion du stress notamment en cas de délais serrés ou de demandes urgentes
- Réactivité face aux imprévus et aux changements
- Gestion de situations conflictuelles
- Savoir atteindre les objectifs fixés
Conclusion
L’assistant(e) de formation est un professionnel clé dans le domaine de la formation professionnelle. Doté(e)d’excellentes compétences organisationnelles et administratives, il(elle) assure la coordination des activités liées à la formation et veille à ce que les programmes soient exécutés de manière efficace et efficiente.
La polyvalence est une qualité importante pour l'assistant(e) de formation. En effet, il(elle) doit jongler entre ses compétences en gestion, en comptabilité, en logistique et en commerce. Ainsi, il(elle) doit être organisé(e) afin de pouvoir réaliser toutes ses missions. En soutien, il(elle) doit aussi avoir une grande disponibilité envers son responsable. En contact direct avec les salariés ou les stagiaires, il(elle) doit également avoir un bon sens de l'écoute et du relationnel. Il(elle) est souvent leur premier interlocuteur.
Bienvenue dans le monde dynamique de l’assistant(e) de formation, un professionnel passionné par la transmission des connaissances et le développement des compétences. L'assistant(e) de formation possède une double casquette de conseiller pédagogique et de gestionnaire administratif. Ainsi, le sens de l'écoute et le sens de l'organisation sont des compétences clés dans cette profession.
