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« Maîtriser les techniques de conduite de réunion »

Public concerné par la formation « Conduite de réunion »

Cette formation s’adresse à toute personne étant amenée à animer des réunions.

Objectifs de la formation « Conduite de réunion »

Au terme de la formation vous serez capables de :

• préparer l’organisation et les contenus de vos réunions afin d’atteindre vos objectifs,
• animer efficacement vos réunions,
• suivre l’ordre du jour en gérant les phénomènes de groupe.

Programme de la formation « Conduite de réunion »

Diagnostic des réunions existantes dans l’entreprise, découverte des points forts et points faibles des pratiques actuelles.

Identifier les principaux types de réunions

• réunion d’information (apporter de nouvelles connaissances, faire comprendre une mission),
• réunion d’expression (recueillir les avis, assurer la cohésion),
• réunion d’échange (faire réfléchir, proposer des solutions).

La préparation d’une réunion

• rédiger un ordre du jour motivant,
• établir les objectifs, le plan, le timing,
• l’organisation matérielle.

Les différentes fonctions de l’animateur

• production (produire des idées, de l’information...),
• facilitation (organiser les sujets traités, apporter des méthodes...),
• régulation (faire s’exprimer, réguler les échanges...).

Déroulement d’une réunion

• Présenter les objectifs et les sujets à aborder
• Lancer la discussion par une question ouverte
• Faire progresser la réunion
• Comprendre les points de vue
• Faire des synthèses d’étape et finale

Les techniques d’animation

• les techniques de questionnement (question ouverte, fermée, écho, relais, miroir...),
• l’écoute active,
• la reformulation,
• les outils matériels (tableau papier, transparents ...).

Comportements individuels et effets de groupe

• les rôles des participants,
• les aspects psychosociologiques,
• décoder le langage non-verbal des participants,
• le manifeste (domaine de la procédure) et le latent (domaine du processus) au cours de la réunion.

Les cas difficiles

• gérer les conflits inter-personnels,
• les réunions conflictuelles.

La prise de décision en groupe

• l’influence de la discussion sur la décision,
• la recherche de consensus.

Les outils de la résolution de problème

• le brainstorming,
• le diagramme cause-effet,
• le diagramme de Pareto,
• la méthode de traitement de problèmes.

Savoir formaliser

• rédiger le compte-rendu de la réunion,
• l’évaluation de la réunion (les questions à poser, les questions à se poser, les grilles d’évaluation),
• le suivi de la réunion.

Durée de la formation « Conduite de réunion »

2 jours, à adapter à vos besoins en intra-entreprise

Principes et méthodes pédagogiques

Pédagogie active

La formation s’appuie sur une pédagogie active basée sur le principe que l’on retient mieux ce que l’on apprend en joignant le geste à la parole et surtout en construisant soi-même son propre savoir. Ainsi, les activités proposées aux participants sont perçues par eux comme un moyen de résoudre un problème qu’ils se posent, les solutions qu’ils construiront leurs permettront d’améliorer leur compréhension et d’augmenter leurs possibilités d’action dans leur environnement.

Au cours de la formation, le consultant utilisera :

• L’apprentissage par la découverte, de nombreux exercices et activités pratiques,
• La pédagogie active favorise également les échanges et la communication, source d'enrichissement et de dynamique de groupe, ainsi que les confrontations d'expériences qui sont analysées en vue de rechercher des solutions et des applications concrètes.
• Des mises en situation filmées qui font l’objet d’un retour d’information approfondie permettant des prises de conscience rapide et de générer un réel travail de changement et d’appropriation.

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