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« Du métier de secrétaire à la fonction d’assistante »

Public concerné par la formation « La fonction d’assistante »

Cette formation s’adresse à des personnes dont la fonction évolue vers des missions d’assistante et souhaitant accroître leur efficacité professionnelle.

Objectifs de la formation « La fonction d’assistante »

Au terme de la formation vous serez capables de :

• vous positionner pleinement dans votre fonction d’assistante
• jouer le rôle d’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes
• connaître et appliquer les attitudes efficaces pour bien communiquer
• vous affirmer positivement afin de prendre les initiatives et les décisions qui relèvent de votre champs de compétences
• gérer et organiser votre poste de travail
• gérer dossier ou un projet de façon autonome et efficace
• appliquer des outils et des méthodes pour optimiser votre efficacité personnelle et collective

Programme de la formation « La fonction d’assistante »

Module 1 : La fonction d’assistante

Vos rôles et missions

• Clarifier les objectifs, les exigences et les contraintes du métier d’assistante
• Analyse de vos rôles et responsabilités d’assistante
• Identifier le niveau de compétence exigé
• Faire son auto-diagnostic (savoir, savoir-faire et savoir-être)
• Se fixer des objectifs de progrès

Comprendre et partager les objectifs de son manager

• Connaître les différentes fonctions et objectifs de son manager
• Savoir s’adapter à son mode de management
• Déterminer les attentes quotidiennes de son manager et y répondre avec pertinence

Module 2 : Maîtriser la communication et la circulation de l’information

Améliorer la communication interne et externe

• Etre une "courroie de transmission" en interne
• Etre l’interface entre les partenaires extérieurs et votre société
• Accroître l’image positive de votre société
• Développer l’orientation client

La transmission et la circulation de l’information 

• Les modes de transmission de l’information
• L’information est un enjeu : stratégie, relation de pouvoir ...
• Comment circule l’information dans votre organisation
• Identification des principales causes de dysfonctionnement et recherche de solutions adaptées
• Mettre en place des communications transversales pour développer l’autonomie et la responsabilisation

La communication interpersonnelle

• Analyse commune des expériences, des réussites et des difficultés rencontrées par les participantes
• Repérage des éléments susceptibles de favoriser la communication
• Inscrire la responsabilité individuelle dans la dynamique relationnelle
• Interpréter les attitudes de ses interlocuteurs et leur adapter son style propre de communication

Les attitudes pour une communication efficace

• L’écoute active : qu’est-ce qu’écouter ? distinguer écouter et entendre
• Développer sa capacité d’écoute par la reformulation et le questionnement
• S’adapter au niveau du message : comment être clair, le langage de la précision
• Les attitudes qui favorisent la coopération : les comportements, les petits gestes, dans quelles situations sont-ils efficaces ?
• Faits, opinions, jugements de valeur : savoir les distinguer, les utiliser à bon  escient
• Les comportements qui parlent : attitudes, regards, mimiques, leur signification et leur importance

Module 3 : L’affirmation de soi pour assurer avec sérénité et confiance sa fonction

Identifier les quatre registres de comportement

• Auto-diagnostic de votre comportement spontané
• Caractéristiques verbales et non-verbales de différents types de comportement :
  • affirmatif
  • passif
  • manipulateur
  • agressif

Savoir parler de façon affirmée

• Choisir les mots directs, francs, appropriés et qui respectent l’autre
• Oser utiliser le « Je »
• Faire des descriptions factuelles plutôt que des jugements
• Oser exprimer ses pensées, ses opinions, ses sentiments

Savoir maîtriser ses émotions en milieu professionnel

• Identifier les différentes émotions
• Connaître l’utilité de chaque émotion
• Prendre conscience de ses émotions
• Etre capable de verbaliser ses émotions

Les applications dans vos relations interpersonnelles

• Savoir demander
  • oser demander
  • identifier ce que je veux
  • exprimer une demande de façon positive
• Savoir dire non lorsque c’est nécessaire (la technique du disque brisé)
• Répondre aux critiques
  • les critiques justifiées
  • les critiques injustifiées
• Transformer vos critiques en demande de changement positif
• Faire et recevoir des compliments

Gérer les situations difficiles ou déstabilisantes

• Faire face à l’agressivité
• Réagir à une tentative de manipulation
• Sortir d’une relation conflictuelle

Module 4 : S’organiser pour soi et pour les autres

Se positionner

• Evaluer le contexte
• Analyser son poste
• Se fixer des objectifs de réalisation

Faire le bilan de sa gestion du temps

• Evaluer l’occupation de son temps en fonction de son rôle
• Analyser de manière critique son emploi du temps récent (journal du temps)
• Déterminer ses points forts et ses points à améliorer
• Repérer ses “mangeurs de temps” et s’en protéger

Agir sur soi-même : appliquer “les règles d’or” de la gestion du temps

• Distinguer l’urgent et l’important
• Définir et hiérarchiser les priorités de sa fonction et ses priorités personnelles
• Traduire ses priorités en action

Agir sur son environnement : gérer nos interférences avec le temps des autres

• Maîtriser les interruptions
• Informer et s’informer à temps
• Structurer le temps des entretiens et des réunions
• Savoir dire NON

Analyse de différentes solutions pour optimiser son temps

• Elimination
• Simplification
• Regroupement
• Délégation
• Planification

Mise en oeuvre d’outils opérationnels

• Aménagement du poste de travail
• Les outils de la planification (annuelle, trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire et quotidienne)
• Créer des outils simples de transmission des informations
• Mettre en forme des données
• Réaliser un tableau de bord des indicateurs principaux
• Sélectionner, classer et rechercher rapidement les informations
• Créer et utiliser son agenda

Module 5 : Développer l’efficacité personnelle et collective

La relation client-fournisseur interne 

• Identification de mes clients et de mes fournisseurs
• Les fondements de la relation client-fournisseur : le respect mutuel, la fiabilité
• Etre moteur dans la relation «  client- fournisseur »

Les bases de la méthodologie de gestion de projet

• La notion de projet
  • Qu’est-ce qu’un projet ?
  • Les différents types de projet
• La méthodologie d’élaboration de projet
  • Le fondement du projet (objet du projet, le contexte, les objectifs)
  • L’équipe-projet
  • Les ressources
  • Le timing
  • La définition des points de contrôle
• Faire le suivi
  • Les outils d’organisation et de planification d’un projet
  • Déterminer les écarts
  • Informer l’équipe-projet
  • Trouvez les causes d’écart
  • Chercher des solutions
• Le bilan comme outil de progression
  • Diffuser le compte-rendu de réunion
  • Exploiter le « retour d’expériences »
  • Proposer des actions correctives pour l’avenir

Contribuer activement aux évolutions

• Etre force de proposition
• L’implication dans le suivi des dossiers
• La prise de décision

Durée de la formation « La fonction d’assistante »

5 jours, à adapter à vos besoins en intra-entreprise

Principes et méthodes pédagogiques

Pédagogie active

La formation s’appuie sur une pédagogie active basée sur le principe que l’on retient mieux ce que l’on apprend en joignant le geste à la parole et surtout en construisant soi-même son propre savoir. Ainsi, les activités proposées aux participants sont perçues par eux comme un moyen de résoudre un problème qu’ils se posent, les solutions qu’ils construiront leurs permettront d’améliorer leur compréhension et d’augmenter leurs possibilités d’action dans leur environnement.

Au cours de la formation, le consultant utilisera :

• L’apprentissage par la découverte, de nombreux exercices et activités pratiques,
• La pédagogie active favorise également les échanges et la communication, source d'enrichissement et de dynamique de groupe, ainsi que les confrontations d'expériences qui sont analysées en vue de rechercher des solutions et des applications concrètes.
• Des mises en situation filmées qui font l’objet d’un retour d’information approfondie permettant des prises de conscience rapide et de générer un réel travail de changement et d’appropriation.